Wie findet man die geeignete Hausverwaltung?

Die geeignete Hausverwaltung für die Immobilie oder einzelne Wohn- bzw. Gewerbeeinheiten zu finden, ist nicht ganz einfach. Weder sind die Begriffe „Hausverwalter“ oder „Hausverwaltung“ vom Gesetzgeber genau definiert noch sind entsprechende Verordnungen oder Richtlinien für Tätigkeitsbereiche und dergleichen festgelegt. Deshalb sollten Sie die in Frage kommenden Dienstleister genau unter die Lupe nehmen, um den richtigen WEG-Verwalter zu finden. Dafür haben wir Ihnen ein paar Hinweise, Tipps und Fragen zusammengestellt.

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Aufgaben des WEG-Verwalters: Deshalb sollten Sie kritisch sein

Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind vielfältig und es sind viele Kompetenzen nötig, um sie alle ordnungsgemäß zu erfüllen. Wenn Sie also als Einzelperson oder als Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) einen Verwalter suchen, dann schauen Sie, ob dieser fachliches Wissen und die nötigen Fähigkeiten bzw. ein entsprechendes Team mitbringt. Unter anderem übernehmen die Immobilien-Dienstleister nämlich diese Bereiche:

  • Verwaltung von Immobilie und Einheiten im Allgemeinen
  • Vermietung von Wohnungen / Einheiten inkl. Vertragssachen, Mieteinnahmen und Nebenkosten
  • Einnahme und Verwaltung von Mietkautionen
  • Realisierung und wenn nötig Inanspruchnahme der Versicherung für das Haus
  • Planung sowie Überwachung von Reparaturen und Sanierung inkl. Vertragsabschlüssen mit Dienstleistern
  • Zugriff auf und Verwaltung von Bewirtschaftungskonten
  • Treuhänderische Verwaltung Ihrer Vermögensgegenstände
  • Einnahme bzw. Abrechnung von Hausgeld, Mieten, Nebenkosten, etc.
  • Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) der Eigentümer
  • Einberufung der Eigentümerversammlung und Festlegung der Tagesordnung
  • Und vieles mehr

Was macht eine gute Verwaltung aus?

Eine gute Hausverwaltung kennt sich aus, hat Erfahrung und daher auch positive Beispiele für ihre Arbeit vorzuweisen. Zudem haben die Angestellten der Hausverwaltung bzw. hat der einzelne Verwalter eine qualifizierte Ausbildung und entsprechende Arbeitserfahrung. Ein Verständnis für Bau, Immobilienpflege, kaufmännische Tätigkeiten und auch Fähigkeiten im Unternehmerischen sind zudem nicht nur von Vorteil, sondern sollten von Ihnen vorausgesetzt werden. Schon in der ersten Kommunikation mit einem in Frage kommenden Dienstleister können Sie sehen, ob dieser professionell auftritt und sich auch kümmert. Müssen Sie lange auf Antworten warten, sollten Sie vielleicht direkt weitersuchen.

Darüber hinaus ist natürlich auch darauf zu achten, was für eine Art Immobilie Sie haben bzw. in Gemeinschaft mit anderen halten; und welche individuellen Voraussetzungen eine Hausverwaltung dafür mitbringen muss. Es ist ein Unterschied, ob Sie eine Luxusvilla oder einen Plattenbau verwaltet, vermietet und gewartet wissen wollen. Deshalb sollten Sie vor der definitiven Entscheidung für oder gegen einen Anbieter dessen Referenzen und bisherigen Kundenbestand im Verhältnis einordnen. Für die meisten Eigentümer, die weder Luxusimmobilien noch Häuser im fragwürdigen Zustand verwaltet haben wollen, haben wir im Folgenden eine Checkliste mit Eigenschaften einer guten Hausverwaltung zusammengetragen.

Checkliste: Das sollte die Hausverwaltung aufweisen

Wie Sie weiter oben schon gesehen haben, erfüllt eine Hausverwaltung viele verschiedene Aufgaben. Zum einen muss sie effektiv den Wert der Immobilie erhalten oder bestenfalls steigern und andererseits Mieter finden, welche zur Nutzung und Kostendeckung beitragen. Weiterhin werden nicht nur Ihre Vermögenswerte in physischer Form bearbeitet, sondern auch in Zahlen auf dem Papier. Kaufmännisches Wissen und exaktes Arbeiten mit Ihren Konten muss also ebenfalls gegeben sein. Nutzen Sie daher gern die folgende Checkliste, um die WEG-Verwaltung Ihrer Wahl vor Vertragsschluss zu prüfen:

  • Nähe zu Ihrem Haus / Ihrer Immobilie: Es gibt viele organisatorische und professionelle Punkte auf dieser Liste - jedoch ist eine geografische Nähe des WEG-Verwalters zu dem Objekt, das Sie ihm in die Hände geben wollen, nicht von geringerer Wichtigkeit. Begehungen, die Vermietung, die Einstellung eines Hausmeisters, Auftragserteilung für und Überwachung von Reparaturen, Sanierung und Modernisierung - das alles sind nur Beispiele für Aufgaben, die die Verwaltung ohne Nähe zum Objekt ggf. an weitere Dritte abgeben müsste. Dabei schwinden die Kontrollmöglichkeiten und die Kosten steigen.
  • Hauptberufliche Ausübung der Verwaltungstätigkeiten: So nebenbei kann man keine Immobilie, deren Wert, Mieter, Eigentümer und nötige Maßnahmen für Werterhalt und Reparaturen unter einen Hut bekommen. Die WEG-Verwaltung sollte die dafür nötigen Schritte also hauptberuflich gehen. Bestenfalls handelt es sich nicht nur um eine Einzelperson, sondern um ein Team mit jeweils an Abteilungen oder Fachpersonen abgegebene Aufgaben.
  • Passende Ausbildung und Erfahrung im Beruf: Natürlich können auch Anfänger in ihrer neu gegründeten Hausverwaltung gute Arbeit leisten. Ist Ihr Haus oder sind Ihre Immobilien aber zu delikat als dass Fehler passieren dürfen, sollten Sie eher auf Anbieter vertrauen, die ihr Handwerk gelernt und schon einige Jahre ausgeübt haben.
  • Referenzen aufzeigen lassen: Sind Sie nicht der erste Klient / die ersten Klienten bei der WEG-Verwaltung, dann fragen Sie nach zufriedenen Kundenstimmen. Sie können, falls bekannt, auch Kunden aktiv nach Ihrer Meinung fragen und sich aufzeigen lassen, wo Vor- und Nachteile der ausgesuchten Verwalter liegen. Als Referenz sollten Sie von diesem auch Muster für wichtige Dokumente (Wirtschaftsplan, Abrechnung von Hausgeld, Nebenkosten, etc. sowie Mietverträge) geben lassen.
  • Die interne Organisation: Wie sind die Aufgaben im Unternehmen verteilt und ist es möglich, akute Anfragen zu beantworten bzw. Probleme in der verwaltenden Immobilie zeitnah zu lösen? Muss man lange auf eine Antwort warten oder kann man selbst außerhalb der Geschäftszeiten (im Notfall) auf das Engagement der Verwaltung zählen?
  • Bestand kann Fluch und Segen sein: Betreut die Hausverwaltung bereits eine große Summe an Einheiten, dann können Sie von einer stabilen wirtschaftlichen Situation ausgehen. Jedoch könnten Sie mit einer kleinen Immobilie von wenigen Einheiten auch aus dem Fokus des Unternehmens rutschen, das sonst mit mehreren hundert Wohnungen jongliert. Andererseits erhalten Sie mehr Aufmerksamkeit und Service bei Verwaltungen mit weniger Bestand; jedoch sind diese aufgrund weniger Aufträge auch eher von finanziellen Problemen oder einer Pleite betroffen.
  • Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für Ihre Absicherung: Fragen Sie vor Vertragsschluss proaktiv nach der Haftpflichtversicherung der Verwaltung gegen Vermögensschäden. Wie hoch ist die Haftung und auf welchen Ausgleich können Sie im Ernstfall hoffen?
  • Trennung und Sicherung von Vermögen: Eine Trennung des Vermögens von Ihnen als Eigentümer bzw. Gemeinschaft und jenem der Verwaltung bringt große Vorteile. Werden die Kapitale getrennt gehalten und verwaltet, dann sind Ihre Werte auch bei einem Konkurs des Unternehmens sicher. Lassen Sie sich die Trennung von verwaltetem Vermögen und dem Geschäftsvermögen im Zweifelsfall schriftlich zusichern.
  • Mitgliedschaft im Verband als Qualitätssiegel: WEG-Verwalter, Hausverwaltungen, Facility Manager und Firmen mit ähnlichen Aufgaben können freiwillig Mitglied in einem Verwalterverband werden. Sind sie dort aufgenommen, ist das ein positives Zeichen. Denn so wird attestiert, dass berufliche Standards erreicht und gehalten sowie Voraussetzungen erfüllt werden. Oft sind Voraussetzungen für die Aufnahme eine Mindestzahl an verwalteten Einheiten sowie eine gute Vermögensschadenhaftpflichtversicherung.

Zusammenfassung für Ihre Suche

Abschließend kann man sagen, dass eine WEG-Verwaltung professionell arbeiten muss sowie für den entsprechenden Nachweis aussagekräftige Referenzen vorbringen können sollte. Die Mitgliedschaft in einem Verband zeigt eine gewisse Qualifikation, muss aber für Sie als Eigentümer oder Eigentümergemeinschaft kein Muss sein. Auch kleinere Firmen mit wenigen verwalteten Einheiten, aber Nähe zum Objekt, guter Organisation und viel Engagement können sich für Sie lohnen. Nutzen Sie gern die obige Checkliste, um den richtigen WEG-Verwalter zu finden. Viel Erfolg!

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