Virtuelle Eigentümerversammlungen – warum eigentlich nicht?

Statt Abend für Abend in Nebenräumen von Gaststätten oder im büroeigenen Sitzungssaal zu verbringen, könnten Immobilienverwalter WEG-Versammlungen virtuell via Internet abhalten - technisch ist das in der heutigen Zeit längst machbar. Dennoch ist diese komfortable Lösung für die Branche bislang Zukunftsmusik. Grund ist die Rechtslage.

Dabei hätte eine virtuelle Versammlung viele Vorteile: die Terminierung von WEG-Versammlungen wird zunehmend schwieriger: Wohnungseigentümer sind oftmals quer durch Deutschland oder sogar über die ganze Welt verstreut. Die Teilnahme von unterwegs, von zuhause oder aus dem Urlaub würde die Terminplanung vereinfachen, lange Anfahrtswege entfallen. Das spart Zeit und Geld.

Neue Technologien bietet schon heute viele Möglichkeiten
Inzwischen stehen für virtuelle Versammlungen ganz neue technische Möglichkeiten zur Verfügung: Neben herkömmlichen Videokonferenzen gibt es auch moderne Web-Meetings, bei denen sich die Teilnehmer in virtuellen Räumen treffen, in denen auch digitale Dokumente gezeigt und über Chatfunktionen in Echtzeit bearbeitet werden können. Anstelle der realen Personen bewegen sich dabei so genannte Avatare im virtuellen Raum (siehe Glossar). Bei einer Eigentümerversammlung würde dies so funktionieren: Der Verwalter hat die Möglichkeit, den virtuellen Konferenzraum individuell für die entsprechende WEG vorzubereiten: Er lädt Präsentationen hoch, bereitet Whiteboards und Abstimmungstools vor. Zum verabredeten Zeitpunkt treffen sich dann Verwalter und Eigentümer zur virtuellen WEG-Versammlung. Dazu muss der Verwalter eine Einladung mit entsprechenden Zugangslinks an die Teilnehmer schicken. Alle Eigentümer sind mit einem Headset ausgestattet und können damit aktiv an Diskussionen und Unterhaltungen teilnehmen. Mithilfe von Abstimmungstools sind geheime oder öffentliche Abstimmungen möglich. Notizen oder Anregungen können - wie bei einem realen Workshop - direkt an einem virtuellen Whiteboard oder an Pinnwänden ähnlich wie mit Post-Its festgehalten werden. Und auch für den informellen Teil neben der offiziellen WEG-Versammlung ist in der virtuellen Welt gesorgt: Nach dem Treffen können sich die Eigentümer noch zu einem privaten Austausch virtuell zusammensetzen.
Die Haufe Group, die Softwarelösungen für die Immobilienbranche entwickelt, nutzt solche Tools bereits intern und in individuellen Kundenprojekten, beispielsweise für Konferenzen, und arbeitet dazu mit dem Kooperationspartner TriCat zusammen. Auch speziellere Tools für virtuelle Eigentümerversammlungen könnten jederzeit entwickelt werden, erklärt Pia Westerwalbesloh, Business Development Managerin bei der Haufe Group: "Der Wunsch von Kundenseite ist da, die technische Umsetzung ist überhaupt kein Problem – nur der Gesetzgeber müsste hier endlich Steine aus dem Weg räumen."

Mögliche Zwischenlösung für die aktuelle Rechtssituation
Im Gegensatz zur rein virtuellen WEG-Versammlung gibt es auch die aktuelle Möglichkeit einer Kombination aus realer und virtueller Versammlung. Eine Eigentümerversammlung findet zwar als herkömmliche Präsenzveranstaltung statt, aber Mitglieder, die sich an anderen Orten aufhalten, haben die Möglichkeit, sich per Bild- und Tonübertragung zuzuschalten. Alternativ können sich auch alle Eigentümer inklusive des Verwalters digital treffen. Die Abstimmung der einzelnen Tagesordnungspunkte erfolgt jedoch über eine Stimmrechtsvollmacht. Mit einer solchen Zwischenlösung versuchen einige Verwalter derzeit, die unklare Rechtssituation rund um virtuelle Eigentümerversammlungen zu umgehen und dennoch die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen.

Pro und Contra einer Virtuelle WEG-Versammlung

Susanne Vieker
www.haufe.de

 

 

Glossar

Virtuelle Eigentümerversammlung:
Bei einer virtuellen Eigentümerversammlung treffen sich die Teilnehmer online in virtuellen Räumlichkeiten. Im Gegensatz zu Telefonkonferenzen können die Teilnehmer nicht nur verbal miteinander kommunizieren, sondern der Verwalter kann bei solchen Web-Meetings digitale Dokumente zeigen. Je nach verwendeter Technik sind diese zudem in Echtzeit von allen Teilnehmern bearbeitbar. Das funktioniert beispielsweise über eine Chat- oder Kommentar-Funktion. Das Format eignet sich auch für große WEGs: Technisch ist es möglich, dass weit mehr als hundert Teilnehmer an einer virtuellen Eigentümerversammlung teilnehmen.

Avatare:
Bei der modernen Form der Web-Meetings wird mit so genannten Avataren gearbeitet. Der Avatar ist die grafische Darstellung des jeweiligen Teilnehmers, die stellvertretend für die realen Personen steht. Denn die Teilnehmer sind - anders als bei Videokonferenzen - nicht real auf dem Bildschirm zu sehen.

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