Übersendung der Betriebskostenbelege

Original oder Kopie?

Einwendungen von Mietern gegen die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung sind in der Regel nur nach einer Belegprüfung erfolgreich. Andererseits brauchen Mieter Nachzahlungen aus Abrechnungen nicht zu leisten, solange der Vermieter ihnen die Einsicht in deren Belege verweigert.

Mieter haben das Recht, die Originalbelege der Abrechnung beim Vermieter einzusehen. Es handelt sich um diejenigen Unterlagen, aus denen sich die Kostenansätze der Betriebskostenabrechnung ergeben, also insbesondere Rechnungen, Verträge und Leistungsverzeichnisse; Versicherungspolicen, Messprotokolle (auch die der anderen Mieter der Wirtschaftseinheit), Unterlagen zur Berechnung beziehungsweise Ermittlung des Verteilerschlüssels und Bescheide über Grundsteuer oder andere Abgaben.

Die Einsichtnahme in den Räumen des Vermieters oder der Verwaltung kann allerdings für Mieter unzumutbar sein. So müssen Mieter zur Belegeinsicht keine Reise in eine andere Gemeinde antreten. Die Unzumutbarkeit kann auch aus einer eingeschränkten Mobilität der Mieter oder aus anderen Umständen folgen. In diesen Fällen haben Mieter Anspruch auf Übersendung der Belege.

Im Zweifel zum Vermieter reisen
In der Regel einigen sich Mieter und Vermieter darauf, dass Kopien der Belege zur Verfügung gestellt werden. Mieter brauchen dies aber nicht unbedingt zu akzeptieren. Ein Anspruch auf Einsicht in die Originalunterlagen besteht auch dann, wenn der Mieter aufgrund der großen Entfernung zwischen Sitz des Vermieters und dem Ort der Mietsache die Vorlage der Unterlagen am Mietobjekt verlangen kann. Vermieter oder Verwalter, die die papiernen Originalbelege nicht aus der Hand geben wollen, müssen dann tatsächlich mit den Belegen zum Mieter reisen, damit dieser die Belege prüfen kann.

Es gibt auch die Rechtsmeinung, dass ein Bestehen auf Einsichtnahme in die Originalbelege möglich ist, wenn der Mieter die Identität der Kopien mit den Originalen bezweifelt. Wie ein Gericht die Frage „Original oder Kopie?“ im Einzelfall entscheidet, ist derzeit offen.

Mögliche Lösung des Problems
Denkbar ist eine Regelung in den Mietverträgen, wonach die Belegeinsicht durch Übersendung von Belegkopien beziehungsweise durch Ausdrucke elektronischer Belege oder durch Einsicht in diese elektronischen Belege gewährt wird. Die Grenze einer solchen Klausel ist immer § 307 BGB: Mieter dürfen nicht unangemessen benachteiligt werden.

Katharina Gündel
www.gross.team

WEG- und Mietrecht
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