In Zeiten des Corona-Virus

Zwischen nötigen Eigentümerversammlungen und Social Distancing

Das Corona-Virus hat unsere Gesellschaft fest im Griff. Restriktionen, wie sie vor wenigen Wochen noch unmöglich schienen, bestimmen nun den Alltag. Auch für die Immobilienverwaltung bedeuten sie teils drastische Änderungen der gängigen Handlungspraxis.

Die Saison der Eigentümerversammlungen hat begonnen. Zugleich gibt es den Regierungsaufruf, Versammlungen und soziale Kontakte weitgehendst zu vermeiden. Hier den Balanceakt zu finden, ist keine leichte Aufgabe, zumal sich Maßnahmen von Tag zu Tag ohne Vorwarnungen ändern können. Darum ist die zunächst wichtigste Aufgabe für Immobilienverwaltungen sich laufend über die tagesaktuellen Ereignisse zu informieren. Zu beachten ist dabei, dass es zu starken regionalen Unterschieden kommen kann. Diese werden vom Robert-Koch-Institut und üblicherweise auch in den Medien klar kommuniziert.

 

Verschiebung von Eigentümerversammlungen

Ob nun eine Eigentümerversammlung stattfinden kann oder nicht und welche vorbereitenden Maßnahmen zu treffen sind, ist von der Gegend abhängig. Dennoch empfiehlt es sich, Eigentümerversammlungen nicht in der kritischsten Phase der Ausbreitung abzuhalten, sondern, zum Schutz von Miteigentümern und Mitarbeitern der Verwaltungen, diese um ein paar Wochen zu verschieben. In dieser Zeit muss die Lage laufend neu bewertet werden, im schlimmsten Fall muss eine neuerliche Verschiebung erfolgen.

 

Eigentümerversammlung ohne Sozialkontakte

Auch wenn es noch keine gesetzliche Regelung zur Abhaltung von virtuellen Eigentümerversammlungen gibt, z.B. per Telefon-, Video- oder Onlinekonferenz, kann eine solche stattfinden. Die so erzielten Beschlüsse sind allerdings nur bei Einstimmigkeit gültig. Vorstellbar ist auch eine Kombination aus Präsenzveranstaltung, Telefonkonferenz und Vollmachten um die anwesenden Personen auf eine Minimalzahl zu reduzieren. Wenn eine Eigentümerversammlung unbedingt in den nächsten Wochen stattfinden muss, muss man sich unbedingt über die maximal erlaubte Personenanzahl bei Versammlungen im jeweiligen Bundesland informieren. Ist die Versammlung erlaubt, sollten dennoch Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden und diese den Eigentümern vorab kommuniziert werden.

 

Vorbereitung der Eigentümerversammlung

Eigentümer sind im Vorhinein per E-Mail über die aktuelle Situation sowie geplante Vorsichtsmaßnahmen zu informieren. Krankheitsfälle schränken die Handlungsfähigkeit der Verwaltung ein; auf die gängigen Verhaltensregeln wie Hygienemaßnahmen und das unbedingte Fernbleiben bei Krankheitsgefühl ist hinzuweisen.

Personen aus Risikogruppen (über 65 Jahre oder mit Vorerkrankung) sollten Versammlungen nicht beiwohnen. Eigentümer haben die Möglichkeit eine schriftliche Vollmacht abzugeben. Notwendige Unterlagen, wie z.B. Abrechnungen, sind mit genügend Vorlaufzeit an die Eigentümer zu versenden, damit diese entsprechende Abstimmungsvorgaben in der Vollmacht vornehmen können.

Verwalter sollten in enger Absprache mit dem Beirat zusammenarbeiten und ihre Vorgehensweise laufend mit diesem abstimmen.

 

Maßnahmen vor Ort

Findet die Eigentümerversammlung statt, muss jede anwesende Person registriert werden. So können bei einem Ausbruch des Virus die Kontaktpersonen genau ausgemacht werden. Es sollte Desinfektionsspray bereitgehalten werden und die Teilnehmer müssen darum gebeten werden, dieses zu benutzen. Vermeiden Sie Körperkontakt und verzichten Sie auf das gewohnte Händeschütteln. Halten Sie zudem einen Mindestabstand von einem Meter zur nächsten Person ein und platzieren Sie auch die Stühle für die Teilnehmer dementsprechend.

 

Andere Aufgaben der Immobilienverwaltung

Falls möglich, sollten alle Aufgaben, die Mitarbeiter von Immobilienverwaltungen oder Eigentümer in eine Situation mit direktem, sozialem Kontakt bringen, vermieden werden.

 

BVI e.V.

www.bvi-verwalter.de

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