Einsicht in die Verwaltungsunterlagen

Grenzen der Eigentümerrechte

Bei dem Recht auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen der Wohnungseigentümer handelt es sich um einen Individualanspruch, den ein jeder Wohnungseigentümer ohne Ermächtigung der übrigen und ohne vorherige Beschlussfassung geltend machen kann. Ein Einsichtsrecht hat auch der ausgeschiedene Wohnungseigentümer.

1. Pflicht zur Einsichtsgewährung
Zur Einsichtsgewährung ist der jeweils amtierende Verwalter verpflichtet. Befinden sich die Verwaltungsunterlagen noch beim nicht mehr amtierenden Vorverwalter, hat der aktuell amtierende Verwalter für die Beschaffung der Unterlagen zu sorgen. Der ehemalige Verwalter ist nicht mehr zur Einsichtsgewährung verpflichtet, wohl aber zur Unterlagenherausgabe.

2. Einschränkung/Ausschluss des Einsichtsrechts
Eine Einschränkung des Einsichtsrechts ist allenfalls durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer möglich. Ein vollständiger Ausschluss des Einsichtsrechts wäre auch als Vereinbarung der Wohnungseigentümer unwirksam, da insoweit in den unverzichtbaren Kernbereich des Mitverwaltungsrechts der Wohnungseigentümer eingegriffen würde.

Im Verwaltervertrag kann das Recht zur Einsichtnahme nicht beschränkt werden. Vertragspartnerin des Verwalters ist die teilrechtsfähige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die Wohnungseigentümer sind von diesem Vertragsverhältnis lediglich insoweit betroffen, als es sich beim Verwaltervertrag um einen Vertrag mit Schutzwirkung zugunsten Dritter, nämlich der Wohnungseigentümer, handelt. Da es sich beim Einsichtsrecht der Wohnungseigentümer um einen Individualanspruch handelt, würden einschränkende Regelungen im Verwaltervertrag einen unzulässigen Vertrag zulasten Dritter darstellen.

3. Verwaltungsunterlagen
3.1. Umfang
Jeder Wohnungseigentümer hat einen Anspruch auf Gewährung von Einsicht in sämtliche Verwaltungsunterlagen. Da die Einsichtnahme auch der Überprüfung der Verwaltertätigkeit dient, besteht das Einsichtsrecht nach der bestandskräftigen Genehmigung der Abrechnung und nach der Entlastung des Verwalters fort. Es unterliegt keinen weiteren Voraussetzungen wie etwa einem besonderen rechtlichen Interesse des Wohnungseigentümers oder einer Ermächtigung durch die übrigen Wohnungseigentümer. Nur das Verbot des Rechtsmissbrauchs und das Schikaneverbot begrenzen das Einsichtsrecht. Auch auf eine Verjährung möglicher Ansprüche kommt es für die Frage der Berechtigung der Einsichtnahme nicht an.

Selbstverständlich steht auch der Anspruch auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen für die Jahresabrechnung jedem Wohnungseigentümer einzeln zu. Auch zu seiner Geltendmachung muss kein besonderes rechtliches Interesse dargelegt werden. Vom Einsichtsrecht umfasst sind insoweit insbesondere auch die Jahreseinzelabrechnungen anderer Wohnungseigentümer.

3.2. Fertigen von Kopien
Der einsichtsberechtigte Wohnungseigentümer ist grundsätzlich auch berechtigt, auf seine Kosten Kopien von den Verwaltungsunterlagen zu fertigen. Da er allerdings in den seltensten Fällen ein Kopiergerät mit sich führen dürfte, ist insoweit anerkannt, dass er gegen Kostenerstattung das Fertigen von Kopien verlangen kann. Dem Einsicht nehmenden Wohnungseigentümer ist es nicht zuzumuten, handschriftliche Notizen ggf. von einer Vielzahl von Verwaltungsunterlagen fertigen zu müssen. Insbesondere ist das Verlangen, gegen Kostenerstattung Kopien der Einzelabrechnungen zu erhalten, in der Regel nicht rechtsmissbräuchlich.

Fotos
Als Alternative kann der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer selbstverständlich auch Lichtbilder von den Unterlagen etwa mittels seines Smartphones fertigen.

3.3. Grenzen
Allgemein setzt das Missbrauchs- und Schikaneverbot dem Einsichtsbegehren der Wohnungseigentümer Grenzen. Ob diese Grenzen überschritten sind, richtet sich maßgeblich nach den Umständen des konkreten Einzelfalls. Zu beachten ist jedenfalls grundsätzlich, dass der Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nicht auf eine nur einmalige Einsichtnahme beschränkt ist. Selbst wenn ein Wohnungseigentümer in der Vergangenheit mehrfach Einsicht in die Verwaltungsunterlagen genommen hat, ist dadurch nicht belegt, dass seinem Informationsbedürfnis bereits vollständig entsprochen worden ist.

Die Grenzen zum Rechtsmissbrauch bzw. der Schikane werden dann überschritten sein, wenn ein Wohnungseigentümer mehrfach und grundlos Einsicht in dieselben Unterlagen begehrt. Das Ersuchen des Wohnungseigentümers muss sich im Übrigen auf vorhandene und hinreichend genau bezeichnete Unterlagen beziehen, die ohne nennenswerten Vorbereitungsaufwand und ohne Störungen des Betriebsablaufs der Verwaltung eingesehen und ggf. fotokopiert werden können.

Ein Wohnungseigentümer hat nur ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, aber kein Recht auf Herausgabe. Überlässt der Verwalter einem Wohnungseigentümer Verwaltungsunterlagen zur Prüfung außerhalb seiner Geschäftsräume, kommt regelmäßig ein Leihvertrag zustande mit der Folge, dass der Verwalter die Herausgabe der Unterlagen im eigenen Namen verlangen kann.

Wichtig: Verwaltungsbeirat
Den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats räumt das Gesetz keine weitergehenden Rechte als den Wohnungseigentümern ein. Die Rechtsprechung ebenso nicht.

3.4. Einsichtsberechtigte
Einsichtsberechtigt ist zunächst jeder Wohnungseigentümer. Neben dem Wohnungseigentümer haben der

  • Insolvenzverwalter,
  • Zwangsverwalter und der
  • Testamentsvollstrecker

ein eigenständiges Einsichtsrecht.

Auch der Vorverwalter hat ein Einsichtsrecht. Dem Verwalter wird durch das Ausscheiden aus dem Amt die Erstellung der Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr nicht unmöglich. Soweit er die Verwaltungsunterlagen inzwischen an den neuen Verwalter herausgegeben hat, steht ihm ein Einsichtsrecht zu. Dieses umfasst auch die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen und Belege, die im Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Verwalteramt noch nicht vorlagen, sondern dem neuen Verwalter erst später zur Verfügung stehen, wie z. B. die auf einen Dienstleister übertragene Heizkostenabrechnung.

3.5. Berater und Begleitpersonen
Von dem Recht des Wohnungseigentümers, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen, ist auch gedeckt, sich der Unterstützung und Hilfe eines weiteren Eigentümers aus der Gemeinschaft und/oder eines Rechtsanwalts zu bedienen. Der Anspruch auf Einsichtsgewährung umfasst demnach auch die Möglichkeit, weitere Personen zur Vornahme der Einsicht hinzuziehen zu dürfen. Lediglich im rein theoretischen Ausnahmefall, dass durch die Teilnahme von Begleitpersonen konkrete Gefahren für den störungsfreien Geschäftsbetrieb ausgehen, kann ihnen die Einsichtnahme verwehrt werden. Der Wohnungseigentümer kann auch durch Dritte Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen, wenn er hieran ein nachvollziehbares und berechtigtes Interesse hat. Ein berechtigtes Interesse des Wohnungseigentümers an einer Einsichtnahme durch Dritte kann grundsätzlich fehlende Sachkunde des Wohnungseigentümers oder aber auch die Stellung des Bevollmächtigten als Vertrauter und insbesondere auch Mieter des Wohnungseigentümers begründen.

RA Alexander C. Blankenstein, Düsseldorf
www.we-recht.de

Erstveröffentlichung in „Der Verwalter-Brief“ 12/2019 www.haufe.de/immobilien

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