Einsicht in die Verwaltungsunterlagen

Grenzen der Eigentümerrechte – Teil 2

Bei dem Recht auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen der Wohnungseigentümer handelt es sich um einen Individualanspruch, den ein jeder Wohnungseigentümer ohne Ermächtigung der übrigen und ohne vorherige Beschlussfassung geltend machen kann. Ein Einsichtsrecht hat auch der ausgeschiedene Wohnungseigentümer.

  1. Versammlungsniederschriften

Die Bestimmung des § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG verleiht den Wohnungseigentümern das Recht zur Einsichtnahme in die Niederschriften der Wohnungseigentümerversammlungen. Da das Wohnungseigentumsgesetz den Verwalter nicht zum Versand der Versammlungsprotokolle verpflichtet, musste der Gesetzgeber den Wohnungseigentümern zumindest ein entsprechendes Einsichtsrecht verleihen. Grundsätzlich muss der Einsicht begehrende Wohnungseigentümer kein rechtliches Interesse an der Einsichtnahme geltend machen. Er ist auch berechtigt, einen Dritten wie z. B. einen Erwerbsinteressenten oder einen Rechtsanwalt und Steuerberater zur Einsicht zu ermächtigen. Allerdings muss insoweit der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme haben. Dieses hat zweifellos der potenzielle Erwerber von Wohnungseigentum und auch der Mieter eines Wohnungseigentümers.

  1. Beschluss-Sammlung

Die Bestimmung des § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG verleiht den Wohnungseigentümern das Recht zur Einsichtnahme in die Beschluss-Sammlung. Auch einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer entsprechend ermächtigt hat, steht das Recht zu, Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu nehmen. Beim Einsichtsrecht nach § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG gelten dieselben Grundsätze wie im Fall des Einsichtsrechts nach § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG. So muss der Wohnungseigentümer kein berechtigtes Interesse an der Einsicht darlegen. Ermächtigt der Wohnungseigentümer einen Dritten zur Einsicht, ist allerdings weder nach dem Wortlaut von § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG, noch nach den Gesetzesmaterialien ein besonderes rechtliches Interesse des Dritten an der Einsichtnahme erforderlich. Freilich führt dies nicht etwa dazu, dass der Verwalter verpflichtet wäre, jedem x-beliebigen Dritten Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu gewähren. Allerdings bestehen insoweit mit Blick auf Kaufinteressenten keinerlei Bedenken, da die Verpflichtung zum Führen der Beschluss-Sammlung ja in erster Linie dem Schutz der Rechtsnachfolger dienen soll. Entsprechendes gilt aber auch bezüglich des Mieters eines Wohnungseigentümers, der von der in der Gemeinschaft geltenden Rechtslage zum Teil unmittelbar betroffen ist. Ein eigenes Einsichtsrecht wird dem Dritten jedoch durch § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG nicht eingeräumt, stets bedarf es der Ermächtigung des Wohnungseigentümers.

Von dem Einsichtsrecht ist auch das Recht umfasst, entsprechende Ablichtungen bzw. Ausdrucke anzufordern. Dies korrespondiert mit der Rechtslage hinsichtlich des Einsichtsrechts in die Versammlungsniederschriften gemäß § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG.

  1. Ort der Einsichtnahme

Aus § 269 Abs. 1, Abs. 2 BGB folgt, dass das Recht auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Verwalters auszuüben ist. Verweist der Verwalter einen Miteigentümer an einen anderen Ort der Einsichtnahme, wird das Recht auf Belegeinsicht verletzt.

Grundsätzlich hat jeder Wohnungseigentümer auch nur einen Anspruch darauf, in den Räumen der Verwaltung Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen, wenn der Sitz der Verwaltung am Ort der Wohnungseigentumsanlage ist. Die Wohnungseigentümer können nicht verlangen, dass ihnen die Verwaltungsunterlagen an einem „neutralen“, möglicherweise von ihnen zu bestimmenden Ort zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden. Der Leistungsort für die Tätigkeiten des Verwalters ist nämlich dessen Sitz, sodass er von dort Auskünfte erteilt und die gewünschte Einsicht ermöglicht. In Ausnahmefällen ist der Verwalter aber verpflichtet, einem Wohnungseigentümer die Einsicht außerhalb seiner Büroräume zu gewähren. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Wohnungseigentümer bei Einsicht in den Geschäftsräumen um seine körperliche Unversehrtheit fürchten muss. Bloße diffamierende Äußerungen in der Vergangenheit genügen hingegen nicht. Nicht geklärt ist, ob im Fall größerer Entfernung des Sitzes des Verwaltungsunternehmens von der Wohnungseigentumsanlage Einsicht vor Ort in der Wohnungseigentumsanlage zu gewähren ist. Hiergegen sprechen zweierlei Aspekte:

  1. Die Wohnungseigentümer haben den Verwalter trotz großer Entfernung seines Sitzes von der Wohnanlage bestellt.
  2. Die Wohnungseigentümer haben in diesem Fall Anspruch gegen

den Verwalter auf Übersendung der Unterlagen in Kopie – selbstverständlich gegen entsprechende Kostenerstattung.

Anspruch auf Kopienübersendung

Zunächst und grundsätzlich ist der Verwalter nicht verpflichtet, Wohnungseigentümern auf ihren Wunsch hin Kopien von bestimmten Verwaltungsunterlagen zu fertigen und ihnen zu übersenden. Der BGH hat zwar die Frage offen gelassen, ob bei großer Entfernung zwischen dem Sitz des Verwalters und der Wohnungseigentumsanlage Zumutbarkeitsgesichtspunkte auf Seiten des Wohnungseigentümers es erfordern, ihm die Einsichtnahme an dem Ort der Anlage zu gewähren. Allerdings betont er, dass sich eine Pflicht zur Übersendung von Ablichtungen bestimmter Unterlagen aus dem Einsichtnahmerecht des Wohnungseigentümers ergeben könne. Dies ist dann der Fall, wenn Treu und Glauben dies gebieten. Eine Versendungspflicht des Verwalters besteht jedenfalls dann, wenn

  • der einzelne Wohnungseigentümer andernfalls die ihm zustehenden Informationen nicht rechtzeitig, etwa vor einer Eigentümerversammlung, erlangen kann;
  • eine erhebliche räumliche Entfernung des Wohnungseigentümers vom Ort der möglichen Einsichtnahme besteht und ihm eine Anreise unzumutbar ist.
  1. Zeitpunkt der Einsichtnahme

Die Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen ist angemessene Zeit vorher anzukündigen, wobei auf die Bürozeiten und den Bürobetrieb des Verwalters Rücksicht zu nehmen ist. Ermöglicht der Verwalter die Einsichtnahme für einen angemessenen Zeitraum, ist er berechtigt, die Einsichtnahme abzubrechen, auch wenn der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer noch nicht fertig ist. Diesem steht es frei, mit dem Verwalter einen Fortsetzungstermin zu vereinbaren. Reagiert der Verwalter nicht auf ein Gesuch nach Einsichtnahme, dürfte man den Wohnungseigentümer als berechtigt ansehen, nach Vorankündigung die Geschäftsräume des Verwalters während dessen üblicher Bürozeiten aufzusuchen und um Einsichtnahme zu bitten.

Eigentümerversammlung

Kein geeigneter Zeitpunkt für eine Unterlageneinsichtnahme ist die Eigentümerversammlung. Der Verwalter ist nämlich nicht verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen in der Versammlung bereitzustellen. Abgesehen vom besonderen Aufwand und der Gefahr des Verlustes sowie der Beschädigung der Unterlagen, ist auch im Rahmen der Eigentümerversammlung nicht zu erwarten, dass die Wohnungseigentümer überhaupt die ungestörte Gelegenheit haben, in ordnungsgemäßer Weise von ihrem Einsichtsrecht Gebrauch zu machen.

Etwas Anderes gilt lediglich für Unterlagen, die konkrete Tagesordnungspunkte betreffen, soweit insoweit Unterlagen wie etwa Vergleichsangebote oder etwa auch gutachterliche Aussagen von Sonderfachleuten im Rahmen von Erhaltungsmaßnahmen vorliegen, die den Wohnungseigentümern nicht bereits mit dem Ladungsschreiben übersandt wurden.

  1. Durchführung der Einsichtnahme

Der Verwalter sollte stets berücksichtigen, dass er zur Vorlage geordneter Unterlagen verpflichtet ist. Völlig ungeordnete Unterlagen hat er vor der Einsichtnahme zu ordnen, wobei das entsprechende System seinem Ermessen obliegt. Begehrt der Wohnungseigentümer Einsicht in bestimmte von ihm bezeichnete Unterlagen, genügt der Verwalter seiner Einsichtsverpflichtung nicht, wenn er dem Wohnungseigentümer mehrere Ordner zur Verfügung stellt, aus denen sich der Wohnungseigentümer die Unterlagen heraussuchen muss.

Mit Blick auf die Durchführung der Einsichtnahme ist vorwegzunehmen, dass der

  • Verwalter nicht verpflichtet ist, der Belegeinsicht persönlich beizuwohnen und
  • der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer kein Recht zur unbeaufsichtigten Einsichtnahme hat.

Im Einzelfall wird der Verwalter abschätzen müssen, ob er dem Wohnungseigentümer insoweit vertrauen kann, dass bei unbeaufsichtigter Einsichtnahme keine Manipulation der Unterlagen erfolgt. Bei entsprechenden Zweifeln sollte der Verwalter für seine persönliche Anwesenheit oder die einer seiner MitarbeiterInnen sorgen.

Hat der einsichtsberechtigte Wohnungseigentümer einen Dritten zur Einsichtnahme ermächtigt, sollte sich der Verwalter die Ermächtigung nachweisen lassen. Weder dem Gesetz noch der Gesetzesbegründung ist zu entnehmen, in welcher Form die Ermächtigung zu erteilen ist. Der Verwalter sollte daher stets auf eine schriftliche Ermächtigung bestehen und sich durchaus auch von der Identität des Ermächtigten durch Vorlage des Personalausweises überzeugen.

  1. Kosten der Einsichtnahme

Auch wenn die Gewährung einer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen allein mit Blick auf den hiermit verbundenen Zeitaufwand für den Verwalter Kosten verursacht, kann er den ihm entstehenden Aufwand nicht ohne entsprechende Vereinbarung berechnen. Da das Gewähren einer Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen nicht zu den gesetzlichen Grundpflichten des Verwalters nach dem Wohnungseigentumsgesetz gehört, wird vertreten, dass sich der Verwalter insoweit ein Sonderhonorar im Verwaltervertrag ausbedingen kann. Dies scheint allerdings vor dem Hintergrund zweifelhaft, als die Verwaltungsunterlagen ohnehin dem Verwaltungsvermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft zuzuordnen sind. Da der Verwalter im Übrigen nach § 24 Abs. 6 Satz 3, Abs. 7 Satz 8 WEG gesetzlich verpflichtet ist, Einsicht in die Versammlungsniederschriften und die Beschluss-Sammlung zu gewähren, kann er sich hierfür wohl unzweifelhaft kein Sonderhonorar ausbedingen.

Zweifellos aber kann der Verwalter ihm entstehende Kosten ersetzt verlangen, die ihm durch Kopieren und Versenden der Verwaltungsunterlagen entstehen. Völlig unbedenklich sind insoweit Vereinbarungen, wonach sich die Kosten in Anlehnung an das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz berechnen. Nr. 7000 des Vergütungsverzeichnisses sieht hier für die ersten 50 Kopien jeweils 0,50 Euro und für jede weitere Kopie 0,15 Euro vor. Allerdings wurden auch pauschal 0,30 Euro als angemessen erachtet.

Stets ist zu beachten, dass entsprechende Regelungen im Verwaltervertrag nur die Wohnungseigentümergemeinschaft binden. Diese ist demnach Schuldnerin der Kosten. Im Verwaltervertrag kann nicht geregelt werden, dass die Kosten verursacherbezogen vom jeweiligen Eigentümer zu tragen sind. Dies würde eine unzulässige Regelung zulasten Dritter, nämlich der Wohnungseigentümer, darstellen. Entsprechendes gilt auch bei einer Beschlussfassung auf Grundlage der Bestimmung des § 21 Abs. 7 WEG. Sollen hier Sondergebühren wegen eines besonderen Verwaltungsaufwands beschlossen werden, trifft nur dann den Verursacher eine entsprechende alleinige Kostentragungspflicht, wenn dies auch ausdrücklich beschlossen wurde.

Hinweis: Auch Vorkasse kann beschlossen werden

Ein Beschluss, durch den die Erstellung und Aushändigung von Kopien aus den Verwaltungsunterlagen nur gegen Vorkasse erfolgt, entspricht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn keine Vereinbarung über die Erteilung von Fotokopien besteht.

  1. Verweigerte Einsichtnahme

Verweigert der Verwalter zu Unrecht die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, kann er vom einsichtsbegehrenden Wohnungseigentümer entsprechend gerichtlich in Anspruch genommen werden. Beim Einsichtsrecht des Wohnungseigentümers handelt es sich um einen ihm zustehenden Individualanspruch, zu dessen Durchsetzung es keiner Legitimation durch Beschlussfassung der Wohnungseigentümerversammlung bedarf.

Der Anspruch ist im wohnungseigentumsrechtlichen Verfahren des § 43 Nr. 3 WEG gegen den Verwalter geltend zu machen. Im Klageantrag sind die Unterlagen, in die Einsicht begehrt wird, möglichst exakt zu bezeichnen, sodass sich keine Probleme im Rahmen eines etwa sich anschließenden Zwangsvollstreckungsverfahrens ergeben. Die Zwangsvollstreckung erfolgt nach § 888 ZPO durch Zwangsgeld.

Hinweis: Anfechtbarkeit von Beschlüssen

Die Wohnungseigentümer haben ein umfassendes Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen. Sie sind auch berechtigt, wiederholt Einsicht in die Unterlagen zu nehmen. Lediglich das Verbot des Rechtsmissbrauchs und das Schikaneverbot beschränken das Einsichtsrecht. Ein Beschluss widerspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn er gefasst wurde, ohne einem Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu gewähren.

Jeder Versammlungsteilnehmer hat auch im Rahmen der Eigentümerversammlung jederzeit das Recht auf Einsicht in die Vollmachten. Wird die Bitte um Einsichtnahme zurückgewiesen, stellt dies einen Beschlussmangel dar und führt zur Ungültigkeit der dann angefochtenen Beschlüsse.

Wichtig: Abberufung droht

Verweigert der Verwalter den Wohnungseigentümern die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, stellt dies einen wichtigen Grund zu dessen Abberufung dar.

  1. Abgrenzung: Auskunftsrecht

Vom Recht der Einsicht des Wohnungseigentümers in die Verwaltungsunterlagen ist sein Recht auf Auskunft gegenüber dem Verwalter abzugrenzen. Anders als beim Einsichtsrecht handelt es sich dabei in erster Linie nicht um einen individuellen Anspruch des einzelnen Wohnungseigentümers, sondern um einen allen Wohnungseigentümern als unteilbare Leistung zustehenden Anspruch. Der Auskunftsanspruch ist daher in aller Regel im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung geltend zu machen. Lediglich dann, wenn die (übrigen) Wohnungseigentümer im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung von ihrem Anspruch auf Auskunft gegen den Verwalter keinen Gebrauch machen, kann der einzelne Wohnungseigentümer den Verwalter auf Auskunft in Anspruch nehmen. Im Rahmen zu gewährender Unterlageneinsicht ist der Verwalter jedenfalls in aller Regel nicht zur Auskunft verpflichtet.

Selbstverständlich besteht aber dann ein Auskunftsanspruch als Individualanspruch eines jeden Wohnungseigentümers, wenn sich das Auskunftsverlangen auf Angelegenheiten bezieht, die ausschließlich ihn betreffen.

RA Alexander C. Blankenstein, Düsseldorf

www.we-recht.de

Erstveröffentlichung in „Der Verwalter-Brief“ 12/2019 www.haufe.de/immobilien

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