Die Dokumentation der Videoüberwachung

Darauf müssen WEGs achten

Viele Wohnungseigentümergemeinschaften haben schon vor Jahren beschlossen, in Teilbereichen von Objekten eine Videoüberwachung zu installieren. Die Beweggründe sind nachvollziehbar. Es gibt jedoch eine Reihe von gesetzlichen Anforderungen für eine Videoüberwachung nebst Aufzeichnung.

Schmierereien an Hauswänden und Eingängen, Diebstähle, Belästigung bis hin zum extremen Vandalismus sorgen nicht nur für ein hässliches Aussehen, sondern verursachen zudem enorme Kosten, um den Originalzustand wiederherzustellen. Auch der sogenannte „Mülltourismus“ - fremder Hausmüll und Sperrmüll wird einfach in oder neben Mülltonnenhäuschen von fremden Personen entsorgt - verleitet schnell zur Installation einer Videokamera. Schließlich möchte man den Täter in flagranti erwischen. Aber wer eine Videoüberwachung nebst Aufzeichnung betreibt, muss eine Reihe von gesetzlichen Anforderungen beachten. Per se ist der Einsatz einer Videoüberwachung nicht verboten. Aber vor der Installation muss kritisch geprüft werden, was man damit erreichen will und kann.

 

Frage des berechtigten Interesses

Zuerst sollten sich Gemeinschaft und Verwalter fragen, ob es nicht mildere Mittel gibt, als die Installation einer Videokamera. Man spricht hier von der Erforderlichkeit. Lässt sich beispielsweise der Fahrradkeller mit einer vernünftigen Absperrung (schwere Türe, Vorhängeschloss etc.) sichern, ist dies gegenüber der Videoüberwachung vorzuziehen. Kommt man aber zu dem Schluss, dass „mildere Mittel“ nicht ausreichen und eine Videokamera das probate Mittel ist, muss weiterhin erwogen werden, ob die schutzwürdigen Interessen des Betroffenen durch eine Videoüberwachung gegenüber den berechtigten Interessen des Betreibers überwiegen. Erst wenn diese nachweislich überwiegen - und dies wird sehr kritisch durch die Aufsichtsbehörden geprüft - kann man sich einer Installation der Videoüberwachung annähern.

 

Merke: Zu beachten ist stets, ob ein berechtigtes Interesse zum Einsatz einer Videoüberwachung herangezogen werden kann und wie dieses begründet wird.

 

Ist also eine Videoüberwachung installiert oder soll installiert werden, so müssen die Betreiber - in der Regel die WEG und nicht der Verwalter – eine Dokumentation anfertigen. Und dies gilt nicht nur für neue oder zukünftige Videoüberwachungsanlagen, sondern auch für bereits bestehende. Auch eine schon seit 20 Jahren betriebene Kamera, die die Tiefgarageneinfahrt überwacht, muss vollumfänglich einer datenschutzrechtlichen Betrachtung unterzogen und dokumentiert werden.

 

Rechtsgültiger Beschluss in der Versammlung reicht nicht aus

Abgesehen von allen Paragrafen des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutzgrundverordnung: Jeder Betreiber muss zwingend eine Dokumentation anfertigen, die die gesamte technische Ausstattung der Videoüberwachungsanlagen aufzeigt und nachweisen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Es reicht nicht, einen rechtsgültigen Beschluss in der Versammlung zu fassen, sondern der Prozess muss derart gestaltet werden, dass die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen stets gewahrt werden. In vielen Beschlüssen wird festgelegt, dass eine Videoüberwachung eingesetzt wird. Hier ist meist die Rede davon, dass die Firma XY mit der Installation beauftragt wird, die Hausverwaltung die Installation überwacht, eine Aufzeichnung stattfindet, die „14 Tage“ gespeichert werden soll und der Zugriff auf die Aufzeichnungen entweder durch den Hausmeister oder gar durch die Hausverwaltung erfolgen soll. Wer jetzt glaubt, dass hier alle notwendigen Voraussetzungen geschaffen wurden, irrt sich.

 

Anforderungen an die Dokumentation

Die Aufsichtsbehörden stellen hohe Anforderungen an die Dokumentation. Die Vorlage des Beschlusses, welcher etwaige Anforderungen beschreibt, reicht den Behörden nicht.

Um eine einigermaßen vernünftige Dokumentation anfertigen zu können, sollten Sie verschiedene Anforderungen beachten:

 

  • Vorherige Vorfälle: Eine Videoüberwachung lässt sich gegenüber Behörden meistens dann sehr gut begründen, wenn es im Vorfeld bereits einige Vorfälle gegeben hat. Wenn Sie diese entsprechend dokumentieren und nachweisen können, haben Sie in der Regel gute Karten, die Installation der Videoüberwachung zu begründen. Fertigen Sie also (beispielsweise in einer Excelliste) eine kleine Dokumentation zu Vorfällen vor der Entscheidung zur Videoüberwachung an. Geben Sie Datum, Ort, Uhrzeit, Vorfall, Schaden, polizeiliche Anzeige nebst Aktenzeichen und vorherigen ergriffenen Maßnahmen an.
  • Verantwortlicher/Betreiber: Sie müssen den Verantwortlichen/Betreiber der Videoanlage namentlich nebst Anschrift benennen.
  • Rechtsgrundlage: Beschreiben Sie, aufgrund welcher Rechtsgrundlage die Videoüberwachung durchgeführt wird. Meist ist der Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hierfür der richtige.
  • Inbetriebnahme der Videoüberwachungsanlagen: Beschreiben Sie, ab wann die Videoüberwachung installiert und betrieben wurde.
  • Anzahl und Standort der Kameras: Nennen Sie die Anzahl der installierten Kameras und beschreiben Sie deren Standorte. Fertigen Sie hierzu noch Fotos (Screenshot eines Kamerabilds) des Blickwinkels der Kamera an. Viele Aufsichtsbehörden fordern eine Skizze oder Grundriss des Objekts an. Dabei sollen auch die Kameras eingezeichnet sein.
  • Ausstattung der Kameras: Beschreiben Sie die technische Ausstattung jeder Kamera. Beschreiben Sie die Auflösung, die Nachtsichtfähigkeit, Schwenkbarkeit, Zoomfähigkeit und ob die Kamera Audioaufnahmen anfertigen kann.
  • Bereichserfassung: Beschreiben Sie, welche Bereiche zu welchen Zwecken überwacht werden. Dieses muss für jede Kamera - zusammen mit der eindeutigen Bezeichnung - gesondert vorgenommen werden.
  • Aufzeichnung und Bilder auf einem Monitor: Beschreiben Sie, wo sich der Monitor befindet und wer Zugriff darauf hat.
  • Blickwinkel: Wird eine Kamera mit Zoomfähigkeit und Schwenkfähigkeit eingesetzt, so muss beschrieben werden, wie die Grundeinstellung (Position null) der Kamera ist.
  • Mobile Geräte: Beschreiben Sie, ob die Aufnahmen auch auf mobilen Geräten (Handy, Tablets etc.) abrufbar sind.
  • Zugriff auf die Aufnahmen: Beschreiben Sie, welcher Personenkreis Zugriff auf die Aufzeichnungsdaten hat.
  • Verarbeitungsverzeichnis: Da eine Videoüberwachung eine Verarbeitung gemäß Art. 4 Abs. 2 DSGVO darstellt, muss ein Prozess „Videoüberwachung“ im Verarbeitungsverzeichnis gemäß Art. 30 DSGVO angelegt sein.
  • Löschung/Speicherdauer: Beschreiben Sie, wie lange Daten gespeichert werden. 14 Tage sind in der Regel nicht zulässig. Die Aufsichtsbehörden sehen eine Zulässigkeit in der Regel von 48-72 Stunden. Eine längere Speicherdauer müssen Sie gesondert begründen können. Das ist immer von den schutzwürdigen Interessen der Betroffenen abhängig.
  • Hinweisschilder: Beschreiben Sie, wo Hinweisschilder angebracht wurden und um welche Schilder es sich handelt. Kleiner Tipp: Ein Schild mit einem reinen Kamerasymbol gilt nicht als ausreichend beschildert Videoüberwachung.
  • Und um das Ganze abzurunden müssen Sie noch folgende Anforderungen beschreiben: die Abwägung, die Erforderlichkeit, die Maßnahmen, die ergriffen wurden, damit ein Missbrauch der Daten ausgeschlossen werden kann, die Hinzuziehung eines Datenschutzbeauftragten und ob eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO durchgeführt wurde. Weiterhin sollten Sie dokumentieren, ob zwischen der WEG und der Hausverwaltung - als Zugriffsberechtigter zwecks Auswertung - eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurde.

 

Beurteilung nach Einzelfall

Auch wenn Sie diese Dokumentation angefertigt haben, heißt das nicht, dass eine Videoüberwachung zulässig ist und genutzt werden kann. Allerdings sind die Aufsichtsbehörden eher verständig, wenn man sich im Vorfeld mit der Videoüberwachung aus datenschutzrechtlicher Sicht auseinandergesetzt hat. Sollte die Videoüberwachung nicht zulässig sein, es aber eine vernünftige Dokumentation geben, hagelt es sicherlich nicht sofort ein Bußgeld. Wenn Sie allerdings einen Datenschutzbeauftragten zur Erstellung der Dokumentation beauftragen, können Sie relativ sicher sein, dass die Videoüberwachung in einigermaßen trockenen Tüchern ist. Aber die Zulässigkeit einer Videoüberwachung ist immer von den schutzwürdigen Interessen eines Betroffenen abhängig und sind je nach Einzelfall unterschiedlich zu berücksichtigen.

 

Die Faustregel lautet also: so viele Daten wie nötig, so wenige Daten wie möglich.

Wenn diese Voraussetzung beachtet wird, dann klappt´s ganz gut mit der Videoüberwachung.

 

Reinhold Okon

www.dsb-okon.de

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